12 ПРАВИЛ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ В МЕССЕНДЖЕРАХ

12 ПРАВИЛ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ В МЕССЕНДЖЕРАХ

В последние годы телефонные звонки (особенно те, которые не ждешь) многие стали воспринимать как вторжение в личное пространство. Голосовой звонок требует от вас незамедлительного ответа, а потенциальный собеседник на другом конце провода может только догадываться о том, готовы ли вы к разговору или нет.

Почта? Слишком долго. Совершенно неуклюжий формат для потокового обсуждения насущных вопросов.

Большая часть общения – как делового, так и личного – переместилась в мессенджеры. Так объективно удобнее решать любые вопросы – от составления списка покупок домой, до запуска многомиллионного проекта на боевом сервере.

Однако общение с близкими и деловая коммуникация с коллегами – это два разных жанра. Хотя мессенджеры и подразумевают определенную неформальность общения, полностью отказываться от делового этикета не стоит. Мы расскажем, как изменились правила рабочей переписки с приходом мессенджеров!

Почему мессенджеры? Для начала давайте разберемся, почему именно мессенджеры стали наиболее удобным форматом коммуникации для делового общения.  

Скорость ответа. Переписка по электронной почте может затянуться на несколько дней. В мессенджере вы, скорее всего, получите ответ как минимум до конца рабочего дня, а чаще – сразу или в течение 2-3 часов.

Отметка о прочитанном сообщении. Когда ваш звонок остается без ответа, вы ломаете голову – звонить ли еще раз, и если да, то когда? Возможно, человек был занят, а позже забыл перезвонить. Возможно, что человек вообще никому не перезванивает. Не исключено также, что с вами просто не хотят разговаривать. Отправляя сообщение в мессенджер вместо голосового звонка, вы точно будете знать, что оно прочитано, и человек вас услышал.

Разговор по существу. Голосовой звонок связан с массой неудобств. Для начала, вы должны выяснить, удобно ли собеседнику говорить. Затем необходимо представиться и изложить свой вопрос. При этом вас могут прервать на самом важном месте и попросить перезвонить. Кроме того, при голосовом общении вам придется соблюдать определенную дистанцию – несравнимо большую, чем при общении через мессенджер. При переписке в мессенджере вы тратите меньше времени и сразу говорите по существу.

Только в рабочее время

Не следует путать отправку email`а с отправкой сообщения в мессенджере. На сообщения, приходящие в мессенджер, обращают больше внимания, а сам формат коммуникации обязывает получателя не затягивать с ответом. Получать деловые сообщения поздно вечером или рано утром – странно и некомфортно. Кроме того, написав пользователю ночью, вы рискуете его разбудить – многие держат телефон рядом и не отключают уведомления перед сном.

объем сообщений

Мессенджеры в принципе не предназначены для отправки больших текстовых сообщений. Учитывайте, что скорее всего пользователь будет читать сообщение с экрана смартфона. Уберите все лишнее – здесь не нужны длинные приветствия и детальные описания. Только самое главное. Для пересылки больших текстов существует электронная почта.

Один вопрос - одно сообщение

Не следует отправлять сообщение вида «Здравствуйте, Николай Иванович!» и ждать ответа. Также не нужно дробить послание на несколько коротких сообщений – во-первых, это отвлекает и раздражает (помним про push-уведомления), во-вторых, мешает воспринимать текст целостно.

Конкретика и лаконичность

Запомните – чем меньше текста, тем лучше. Старайтесь выражаться максимально ясно и кратко. Это беспроигрышное сочетание – ваш собеседник не только поймет, что именно вы от него хотите, но и оценит ваш лаконичный деловой стиль. Если же вам необходимо задать несколько вопросов или обозначить ряд тезисов, структурируйте сообщение. Писать сплошную стену текста, которая содержит несколько тем для обсуждения – не лучшая идея.

Знак вопроса

Мощнейший знак препинания, резко увеличивающий ваши шансы на получение ответа. Зачастую люди излагают свои мысли, никак не обозначая то, что именно они хотят получить от адресата. В этом случае человек может не понять, требуется ли от него какая-либо реакция, или это просто информация к сведению.

Эмодзи и стикеры

Насколько допустимо использовать смайлы в деловой переписке – вопрос спорный. Однозначно можно сказать, что начинать деловое общение с отправки стикеров или смайлов не стоит. В остальном, все зависит от отношения собеседника к такому способу общения, близости вашего знакомства и корпоративных стандартов, если речь идет о групповом чате. Если в контексте конкретной беседы использование смайлов и стикеров допустимо, то вы можете отправлять их в те моменты, когда требуется снять напряжение и добавить в общение немного эмоций.

Стиль сообщений

Он должен оставаться деловым. Не стоит писать незнакомому человеку текст с использованием словечек вроде «лол», «плиз», «ASAP» и т.д. В лучшем случае он может их не понять, в худшем – расценить это как фамильярность и невоспитанность. Более свободно общаться вы сможете, когда лучше узнаете собеседника и его отношение к сленгу. Универсальное правило – подражайте стилю собеседника. Это самый простой способ быстро найти общий язык и расположить к себе человека. Не важно, кому именно вы пишите – начальнику, подчиненному, коллеге или партнеру. Подражание стилю все упрощает. К примеру, если человек предпочитает отправлять всю информацию в одном сообщении, то его будут раздражать люди, которые отправляют несколько коротких сообщений за раз.

Грамотность и ошибки

В рамках дружеской переписки в мессенджерах мы часто не придаем значения допущенным ошибкам или опечаткам. В деловом общении ошибки быстро испортят впечатление о вас. Проверяйте сообщения перед отправкой. Если вы отправили текст с ошибкой – отредактируйте сообщение. И следите за автокоррекцией – она может поставить вас в неловкое положение.

Никаких серъезных решений

Вы можете комфортно обсуждать сделку или проект в мессенджере, однако для закрепления договоренностей этот канал связи не подходит. В рамках делового этикета, сообщения из мессенджера имеют меньший вес, нежели официальный email. Для принятия окончательного решения по какому-либо вопросу используйте электронную почту. Кроме всего прочего, письмо никуда не исчезнет и его будет легко найти, чего не скажешь о сообщении в мессенджере – договоренности теряются в длинной переписке, а сам мессенджер может быть заблокирован в любое время.

Фотография в профиле

Убедитесь, что она приемлема для деловой переписки. Конечно, мессенджер – это менее официальный канал связи, чем та же почта, и у вас есть большая свобода для самовыражения. Однако не стоит забывать о том, что собеседника может оттолкнуть неуместная фотография в вашем профиле.

Конкретные ответы

Если вам задали вопрос или поставили задачу – отвечайте развернуто. «Ок» или «понятно» – ответы не всегда уместные. Старайтесь отвечать конкретно – «сделаю завтра до конца рабочего дня», «изучу материалы и дам ответ в понедельник» и т.д.

Цитирование

Цитируйте собеседника, если в его сообщении содержится несколько вопросов или тезисов. Структурированный ответ также важен, как и структурированный вопрос.


Переписка сотрудников в групповом чате – очень эффективный инструмент коммуникации. Благодаря нему члены команды, работающие над одним проектом, сближаются и начинают общаться более свободно и вовлечено. Это повышает продуктивность их работы. Кроме того, общаясь в групповом чате, сотрудники могут максимально быстро решать возникающие вопросы или проблемы.

К переписке в корпоративном чате применимы все описанные выше правила. Стоит добавить, что в общий чат нельзя отправлять конфиденциальные документы или информацию, которая не предназначается для некоторых участников чата. Также в групповой переписке неуместно обсуждать личные вопросы,  беспорядочно кидать мемы и делать все то, что плохо влияет на рабочий настрой участников.

Ожидайте
Вы подписаны
Отправка невозможна, попробуйте позже

Подписка

Блог

Как это было: CNews Forum 2018

8 ноября 11-я ежегодная конференция CNews Forum 2018 собрала предcтавителей бизнеса, госструктур и ИТ-компаний для обсуждения инновационных технологий. В рамках общей пленарной сессии с участием экспе...

dialog стал членом Ассоциации документальной электросвязи

Основная деятельность АДЭ заключается в разработке предложений по совершенствованию национальной коммуникационной инфраструктуры. Уже на протяжении 18 лет члены Ассоциации проводят исследования, разра...

Создай ботов за вознаграждение на Java и Python для dialog

Привет! Мы выложили в открытый доступ dialog API и продолжаем над ним работу. Теперь ты можешь создавать ботов, SDK и интеграции с полезными сервисами. В чём челлендж? Количество пользователей платфор...